เพิ่มประสิทธิภาพ 30% ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้!

หลายๆ คนทำงานเป็นเวลานานแต่ก็จบวันด้วยงานที่ยังทำไม่เสร็จในรายการของพวกเขา ฉันรู้ความรู้สึกนั้น กล่องจดหมายแบบเต็ม ข้อความที่ต่อเนื่อง บันทึกที่กระจัดกระจาย และการประชุมสามารถทำให้วันทำงานที่เรียบง่ายรู้สึกหนักใจได้ การปรับปรุงประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการเร่งรีบในทุกงาน หมายถึงการให้ความสำคัญกับงานที่เป็นประโยชน์มากขึ้น และมีเวลาน้อยลงในการหลีกเลี่ยงแรงเสียดทาน การปรับปรุง 30% ถือเป็นเป้าหมายในทางปฏิบัติ ไม่ใช่คำมั่นสัญญา ผลลัพธ์ที่ได้ขึ้นอยู่กับงาน เครื่องมือ และนิสัยที่มีอยู่แล้ว ## เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบเวลาง่ายๆ โดยเริ่มจากการติดตามงานของฉันเป็นเวลาสามวัน ฉันบันทึก: - งานที่ฉันทำอยู่ - เวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุด - การหยุดชะงักใด ๆ - ผลลัพธ์ของงาน - ไม่ว่างานนั้นจะต้องได้รับการดูแลอย่างเต็มที่จากฉันหรือไม่ เป้าหมายไม่ใช่การตัดสินทุกนาที ฉันต้องการดูว่าเวลาของฉันไปที่ไหน พนักงานขายอาจพบว่าการโทรของลูกค้าใช้เวลาสี่ชั่วโมงในแต่ละวัน ในขณะที่การตรวจสอบข้อความและการอัปเดตภายในจะใช้เวลาอีกสองชั่วโมง การตรวจสอบสั้นๆ สามารถแสดงให้เห็นว่ามีการตรวจสอบข้อความหลายครั้งระหว่างการโทร หมดความสนใจ และขยายวันทำงาน ข้อเท็จจริงเล็กๆ น้อยๆ มักจะเผยให้เห็นรูปแบบที่ใหญ่กว่า ## เลือกสามบล็อคงานที่มีประโยชน์ รายการงานยาวๆ สามารถสร้างแรงกดดันได้โดยไม่สร้างความก้าวหน้า ฉันชอบเลือกงานหลักสามงานสำหรับวันนั้น แต่ละงานควรตรงตามจุดใดจุดหนึ่งต่อไปนี้: - สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจในปัจจุบัน - ส่งผลกระทบต่อลูกค้าหรือโครงการ - ช่วยขจัดความล่าช้าสำหรับบุคคลอื่น - ต้องมีสมาธิในการคิด ฉันวางงานที่ยากที่สุดในช่วงเวลาที่ความสนใจของฉันแข็งแกร่งที่สุด สำหรับบางคนนั่นอาจจะเป็นตอนเช้า สำหรับบางคนอาจเป็นหลังอาหารกลางวัน ระหว่างช่วงบล็อกนั้น ฉันเปิดงานไว้หนึ่งงาน ฉันปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้อง ปิดเสียงการแจ้งเตือนที่ไม่เร่งด่วน และวางโทรศัพท์ให้ห่างจากโต๊ะ บล็อกโฟกัส 45 นาทีสามารถสร้างงานที่มีประโยชน์ได้มากกว่าการเช็คข้อความเพียงสองชั่วโมง ## จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน การสลับระหว่างงานที่ไม่เกี่ยวข้องกันต้องใช้พลังงานทางจิต การเขียนรายงาน การตอบคำถามของลูกค้า การตรวจสอบตัวเลข และการเข้าร่วมการประชุม ล้วนต้องการความสนใจที่แตกต่างกัน ฉันจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันออกเป็นช่วงเวลาที่กำหนด: - อีเมลและข้อความ: เช็คที่วางแผนไว้สองหรือสามครั้ง - การโทร: วางไว้ในส่วนเดียวกันของวันเมื่อเป็นไปได้ - การเขียน: เสร็จสิ้นในบล็อกโฟกัสที่ยาวกว่า - งานผู้ดูแลระบบ: จัดการเป็นชุดเดียว - การวางแผน: ตรวจสอบเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน แนวทางนี้ช่วยให้จิตใจของฉันมีการเปลี่ยนแปลงในการจัดการน้อยลง นอกจากนี้ยังช่วยให้ดูได้ง่ายขึ้นว่างานใดบ้างที่สามารถลด มอบหมาย หรือลบออกได้ ## สร้างเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ ฉันจะไม่เขียนข้อความเดิมจากหน้าว่างในแต่ละครั้ง ฉันเก็บเทมเพลตที่เรียบง่ายไว้สำหรับความต้องการทั่วไป เช่น: - การติดตามผลการประชุม - การอัปเดตของลูกค้า - บันทึกสถานะโครงการ - การยืนยันการนัดหมาย - คำแนะนำสำหรับพนักงานใหม่ เทมเพลตไม่ควรฟังดูเย็นชาหรือลอกเลียนแบบ ฉันเว้นพื้นที่สำหรับรายละเอียดส่วนบุคคลและปรับข้อความก่อนส่ง ตัวอย่างเช่น การติดตามผลลูกค้าอาจรวมถึงการดำเนินการถัดไป วันที่คาดหวัง และบุคคลที่รับผิดชอบ โครงสร้างนั้นช่วยลดคำถามเพิ่มเติมและทำให้การสนทนาดำเนินต่อไป เทมเพลตยังใช้ได้กับงานภายในอีกด้วย การอัปเดตโครงการรายสัปดาห์สามารถใช้รูปแบบเดียวกันในแต่ละสัปดาห์: 1. งานที่เสร็จแล้ว 2. งานปัจจุบัน 3. ปัญหาที่เปิดอยู่ 4. การสนับสนุนที่จำเป็น 5. วันที่ตรวจสอบครั้งถัดไป รูปแบบนี้ช่วยประหยัดเวลาในขณะที่ทำให้ข้อความอ่านง่าย ## ลดขยะในการประชุม การประชุมมักจะขยายออกไปเมื่อไม่มีใครรู้ว่าการประชุมต้องทำอย่างไร ก่อนตอบรับการประชุม ผมมองหารายละเอียด 3 ประการ คือ - เหตุผลในการประชุม - การตัดสินใจหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ - ผู้ที่ต้องเข้าร่วม วาระการประชุมสั้นๆ อาจทำให้คำอธิบายยาวไม่ได้ ฉันยังจดบันทึกการดำเนินการถัดไปก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุด การดำเนินการจำเป็นต้องมีเจ้าของและวันที่ ตัวอย่างเช่น “Maria จะส่งรายการผลิตภัณฑ์ที่แก้ไขแล้วไปยังทีมขายภายในวันพุธ” ประโยคนี้มีประโยชน์มากกว่า “เราจะติดตามผลรายการผลิตภัณฑ์” การอัปเดตบางอย่างสามารถแชร์ผ่านบันทึกย่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้ ซึ่งจะทำให้ผู้คนมีเวลาอ่านข้อมูลโดยไม่ต้องเพิ่มกิจกรรมในปฏิทินอื่น ## ตั้งค่ากิจวัตรข้อความที่ชัดเจน การแจ้งเตือนสร้างความรู้สึกผิด ๆ เกี่ยวกับความคืบหน้า การอ่านข้อความใหม่ให้ความรู้สึกมีประสิทธิผล แต่อาจดึงความสนใจไปจากงานที่ต้องใช้ความคิดที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ฉันใช้เวลาที่กำหนดเพื่อตรวจสอบข้อความ ฉันคอยแจ้งเตือนเรื่องที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็วและปิดเสียงส่วนที่เหลือ ฉันยังเขียนข้อความที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเพื่อให้ผู้คนไม่ต้องถามรายละเอียดที่ขาดหายไป ข้อความที่เป็นประโยชน์สามารถตอบได้: - เกิดอะไรขึ้น? - ฉันต้องการอะไร? - ใครต้องดำเนินการ? - จำเป็นต้องตอบสนองเมื่อใด? นิสัยนี้ช่วยลดการติดต่อกันเป็นชุดข้อความยาวๆ ## ใช้รีวิวรายสัปดาห์ ปลายสัปดาห์ฉันจะรีวิวงานแทนที่จะนับแค่ชั่วโมงเท่านั้น ฉันถาม: - งานใดที่สร้างความก้าวหน้าที่เป็นประโยชน์? - ความล่าช้าปรากฏที่ไหน? - การประชุมใดที่อาจสั้นกว่านี้? - งานไหนที่ทำซ้ำๆ ต้องมีเทมเพลต? - สัปดาห์หน้าฉันควรหยุดทำอะไร? เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ฉันร่วมงานด้วยใช้รีวิวนี้เพื่อตรวจสอบการประมวลผลคำสั่งซื้อ ทีมงานใช้เวลาในการคัดลอกรายละเอียดเดียวกันเป็นสามไฟล์ พวกเขาเก็บบันทึกหลักไว้หนึ่งรายการและใช้เทมเพลตที่ใช้ร่วมกันสำหรับการอัปเดต การเปลี่ยนแปลงไม่ได้ลบทุกขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง แต่จะลดการป้อนซ้ำและทำให้ตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อได้ง่ายขึ้น บทเรียนนั้นเรียบง่าย: ประสิทธิภาพมักมาจากการขจัดการเคลื่อนไหวส่วนเกิน ไม่ใช่จากการผลักดันให้ผู้คนทำงานเร็วขึ้น ## วัดการเปลี่ยนแปลงด้วยความเอาใจใส่ ฉันเปรียบเทียบงานประเภทเดียวกันก่อนและหลังนิสัยใหม่ ฉันอาจติดตาม: - เวลาที่จำเป็นในการทำรายงานให้เสร็จ - จำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยไม่ต้องทำใหม่ - เวลาตอบคำถามของลูกค้า - จำนวนการประชุมที่จัดขึ้น - ชั่วโมงที่ใช้ในงานที่มุ่งเน้น การปรับปรุง 30% อาจปรากฏว่าใช้เวลาน้อยลง 30 นาทีกับงานซ้ำ, รายงานที่เสร็จสมบูรณ์เพิ่มอีกสามรายงานในแต่ละสัปดาห์ หรือการแก้ไขน้อยลงหลังจากการแฮนด์ออฟ มาตรการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับงาน ฉันหลีกเลี่ยงการวัดทุกการกระทำ การติดตามมากเกินไปอาจกลายเป็นแหล่งงานอื่นได้ ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นทำให้ฉันมีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการตัดสินใจอย่างรอบคอบ การสนับสนุนลูกค้า และความคิดสร้างสรรค์ กระบวนการเริ่มต้นด้วยการสังเกต เคลื่อนผ่านการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ และเติบโตผ่านการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ เมื่อฉันรักษาเวลาที่มีสมาธิ ลดความพยายามซ้ำๆ และทำให้แต่ละงานเข้าใจง่ายขึ้น วันทำงานที่ดีขึ้นจะกลายเป็นผลลัพธ์ที่ใช้งานได้จริงมากกว่าเป้าหมายที่อยู่ห่างไกล

ฉันเคยเติมเต็มวันของฉันด้วยงานต่างๆ และยังคงรู้สึกล้าหลัง รายการของฉันเพิ่มขึ้น มีข้อความเข้ามาเรื่อยๆ และงานเล็กๆ ก็ดึงความสนใจไปจากงานที่ต้องให้ความสำคัญมากขึ้น ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดความพยายามเสมอไป บ่อยครั้งที่ฉันเริ่มทำงานมากเกินไป สลับไปมา และใช้เวลากับงานที่มีคุณค่าน้อย การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ เล็กๆ น้อยๆ ช่วยให้ฉันทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงโดยไม่ต้องเปลี่ยนทุกๆ ชั่วโมงเป็นการแข่งขัน 1. เลือกงานหลักหนึ่งงาน เมื่อเริ่มต้นวัน ฉันจดงานหนึ่งงานที่จะสร้างความแตกต่างได้มากที่สุดหากฉันทำสำเร็จ งานนี้กลายเป็นเป้าหมายหลักของฉัน อาจเป็น: - การเขียนข้อเสนอของลูกค้า - การจัดทำแผนโครงการ - การทบทวนรายงาน - การโทรหาซัพพลายเออร์ - การจบบทเรียนหรือการมอบหมายงาน ฉันเขียนรายการให้สั้น รายการงานที่ยาวนานสามารถสร้างความกดดันได้โดยไม่ต้องให้เส้นทางที่ชัดเจนแก่ฉัน เมื่อทุกอย่างดูเร่งด่วน ฉันถามตัวเองว่า “วันนี้ฉันต้องให้ความสนใจอะไร และอะไรจะรอได้” ตัวอย่างเช่น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจมีงานสิบงานในรายการ การตอบทุกข้อความอาจรู้สึกง่าย แต่การเตรียมใบเสนอราคาจากลูกค้าอาจมีผลกระทบต่อธุรกิจมากกว่า คำพูดนี้สมควรได้รับส่วนที่ดีที่สุดของวัน 2. แบ่งงานใหญ่ให้เป็นการกระทำเล็กๆ “งานบนเว็บไซต์” กว้างเกินไป มันไม่บอกฉันว่าจะทำอย่างไรต่อไป ฉันเปลี่ยนงานใหญ่ให้เป็นการกระทำซึ่งโดยปกติจะใช้เวลาระหว่าง 15 ถึง 45 นาที: - เขียนการเปิดหน้าแรก - รวบรวมคำถามจากลูกค้าสามข้อ - ตรวจสอบแบบฟอร์มการติดต่อ - ตรวจสอบคำอธิบายผลิตภัณฑ์ห้ารายการ - ร่างอีเมลหนึ่งฉบับ ซึ่งจะช่วยขจัดความจำเป็นในการตัดสินใจใหม่ทุกๆ สองสามนาที ฉันสามารถเริ่มต้นด้วยการกระทำที่ชัดเจน แทนที่จะจ้องมองไปที่โครงการที่คลุมเครือ งานที่มีประโยชน์ควรเริ่มต้นด้วยกริยา คำต่างๆ เช่น เขียน ตรวจสอบ โทร เปรียบเทียบ วางแผน และส่ง ทำให้มองเห็นการเคลื่อนไหวครั้งต่อไปได้ง่ายขึ้น 3. ใช้ไทม์บล็อค ฉันกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับงานที่มีสมาธิ แล้วจึงพักช่วงสั้นๆ หลายๆ คนใช้เวลาทำงาน 25 นาที และพัก 5 นาที ฉันเลือกช่วงเวลาที่นานขึ้นเมื่องานต้องใช้ความคิดมากขึ้น ซึ่งมักจะ 45 ถึง 60 นาที ระหว่างช่วงทำงาน ฉันเปิดงานไว้หนึ่งงาน ฉันวางโทรศัพท์ให้ห่างจากโต๊ะและปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน วิธีการนี้ไม่ได้ทำให้ทุกงานง่าย มันทำให้งานมีพื้นที่ที่กำหนดไว้ ซึ่งทำให้โอกาสที่ความต้องการอื่นจะเข้ามาแทนที่น้อยลง ตัวอย่างเช่น นักเขียนที่กำลังเตรียมโพสต์ในบล็อกอาจใช้เวลาหนึ่งช่วงตึกเพื่อสรุปบทความ อีกช่วงหนึ่งเขียนส่วนหลัก และอีกช่วงหนึ่งตรวจสอบข้อความ การผสมผสานการค้นคว้า การเขียน อีเมล และโซเชียลมีเดียในบล็อกเดียวกันอาจทำให้งานช้าลงได้ 4. จัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน ฉันตอบข้อความตามจุดที่กำหนด แทนที่จะตรวจสอบเมื่อมีการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น ฉันยังจัดกลุ่มการโทร งานผู้ดูแลระบบ การอัปเดตไฟล์ และการวางแผนออกเป็นช่วงเวลาต่างๆ กัน ซึ่งจะช่วยลดการสลับงาน การย้ายจากเอกสารงบประมาณไปยังอีเมลของลูกค้าอาจดูไม่เป็นอันตราย แต่การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งต้องใช้ความพยายามอย่างมาก หลังจากเปลี่ยนมาหลายครั้ง ฉันอาจใช้เวลากลับเข้าสู่งานมากกว่าทำงานให้เสร็จ รูปแบบรายวันที่เรียบง่ายอาจมีลักษณะดังนี้: - เช้า: งานโครงการที่เน้น - เช้าสาย: ข้อความและการโทร - บ่าย: การประชุมและงานประจำ - สิ้นสุดวัน: การวางแผนและการอัปเดตไฟล์ กำหนดการที่แน่นอนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ส่วนที่มีประโยชน์คือการให้พื้นที่ทำงานที่คล้ายคลึงกัน 5. กำหนดขีดจำกัดสำหรับงานที่มีมูลค่าต่ำ งานบางอย่างจะขยายออกไปเมื่อไม่มีขีดจำกัด การอ่านอีเมล การตรวจสอบรายงาน และการเรียกดูการอัปเดตออนไลน์อาจใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้มาก ฉันกำหนดเวลาไว้เล็กน้อยสำหรับกิจกรรมเหล่านี้ หากฉันต้องตรวจสอบอีเมล ฉันอาจให้เวลาตัวเอง 20 นาที เมื่อหมดเวลา ฉันจะจัดการกับข้อความที่ต้องดำเนินการและปล่อยให้ส่วนที่เหลือตรวจสอบในภายหลัง นี่ไม่ได้หมายความว่าจะเพิกเฉยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ หมายถึงการหยุดงานประจำจากการใช้เวลาที่จำเป็นสำหรับงานสำคัญ ฉันยังถามด้วยว่างานที่ต้องการความสนใจของฉันเลยหรือไม่ การอัปเดตบางอย่างอาจถูกยื่น ล่าช้า หรือลบออกจากกำหนดการ 6. ใช้การตรวจสอบลำดับความสำคัญแบบง่ายๆ เมื่อมีงานใหม่ปรากฏขึ้น ฉันจะตรวจสอบสามจุด: - วันนี้จำเป็นต้องดำเนินการหรือไม่? - จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันล่าช้า? - มีงานอื่นอีกไหมที่ควรเลื่อนลงมาในรายการ? คำขอของลูกค้าอาจต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว แต่การแก้ปัญหาทั้งหมดอาจใช้เวลานานกว่านั้น ฉันสามารถยืนยันได้ว่าฉันได้รับคำขอและแจ้งเวลาที่เป็นจริงสำหรับขั้นตอนต่อไป ช่วยให้การสื่อสารชัดเจนโดยไม่ละทิ้งงานที่กำลังดำเนินการอยู่ คำตอบสั้นๆ มักจะเพียงพอ: “ขอบคุณที่ส่งรายละเอียด ฉันจะตรวจสอบและตอบกลับหลังจากทำงานโครงการปัจจุบันเสร็จแล้ว” วิธีการนี้ช่วยให้ฉันปกป้องการมุ่งเน้นในขณะที่รักษาความคาดหวังให้ชัดเจน 7. สร้างกิจวัตรการเริ่มต้น ฉันจะทำงานเร็วขึ้นเมื่อไม่ได้เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการเลือกสิ่งต่างๆ มากมาย กิจวัตรการเริ่มต้นของฉันนั้นเรียบง่าย: 1. ทบทวนปฏิทิน 2. เลือกงานหลัก 3. เตรียมไฟล์ที่ฉันต้องการ 4. ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิเล็กๆ น้อยๆ 5. เริ่มต้นด้วยการกระทำแรก กิจวัตรประจำวันใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที มันทำให้วันนั้นมีทิศทางที่ชัดเจน ผู้คนที่ทำงานจากที่บ้านอาจได้รับประโยชน์จากสัญญาณทางกายภาพเล็กๆ น้อยๆ เช่น การวางสมุดบันทึกไว้บนโต๊ะ หรือใช้เพลย์ลิสต์เดียวกันเพื่อการทำงานที่มีสมาธิ สัญญาณไม่จำเป็นต้องซับซ้อน สามารถช่วยทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงจากเวลาส่วนตัวเป็นเวลาทำงาน 8. เขียนรายการสั้นๆ ที่ “ยังไม่ใช่ตอนนี้” แนวคิดและการร้องขอมักปรากฏขึ้นในขณะที่ฉันทำงาน ฉันเขียนมันลงในรายการแยกต่างหากแทนที่จะดำเนินการทันที รายการอาจรวมถึง: - แนวคิดบทความใหม่ - เครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับทดสอบ - หัวข้อการประชุมในอนาคต - งานที่รอได้ - คำถามที่จะถามในภายหลัง การเขียนความคิดลงไปช่วยให้ฉันกลับมาที่งานปัจจุบันได้ ฉันตรวจสอบรายการระหว่างการวางแผนรายวันและตัดสินใจว่าสถานที่ใดสมควรได้รับตามกำหนดเวลา สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับงานสร้างสรรค์ แนวคิดสามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องควบคุมเวลาที่เหลือของวัน 9. เว้นช่องว่างระหว่างงานต่างๆ กำหนดการที่อัดแน่นตั้งแต่เช้าถึงเย็นอาจดูมีประสิทธิภาพ แต่การประชุมล่าช้าเพียงครั้งเดียวอาจส่งผลต่อทุกสิ่งที่ตามมา ฉันเว้นช่องว่างเล็กๆ ระหว่างงานหลักๆ เมื่อเป็นไปได้ ช่องว่างเหล่านี้ทำให้ฉันมีเวลา: - จดบันทึกให้เสร็จ - บันทึกไฟล์ - เตรียมพร้อมสำหรับการประชุมครั้งถัดไป - เดินสักหน่อย - จัดการกับคำขอที่ไม่คาดคิด การหยุดพักยังช่วยให้ฉันกลับไปทำงานด้วยจิตใจที่ชัดเจนมากขึ้น การพักผ่อนเป็นส่วนหนึ่งของการรักษาผลผลิตที่มั่นคง ไม่ใช่สัญญาณว่าวันนั้นล้มเหลว 10. ทบทวนวันโดยไม่โทษตัวเอง ในตอนท้ายของวัน ฉันถามคำถามสามข้อ: - ฉันทำอะไรเสร็จแล้ว? - อะไรใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้? - พรุ่งนี้ฉันควรเปลี่ยนอะไร? คำตอบช่วยฉันปรับปรุงแผนของฉัน หากการเขียนรายงานใช้เวลาสองชั่วโมงแทนที่จะใช้เวลาเพียงชั่วโมงเดียว ฉันจะปรับกำหนดการในอนาคต หากข้อความรบกวนบล็อกโฟกัส ฉันจะเปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือย้ายเวลาข้อความไปยังส่วนอื่นของวัน ฉันหลีกเลี่ยงการตัดสินทั้งวันด้วยจำนวนงานที่เสร็จสิ้น งานที่เสร็จสิ้นแล้วหนึ่งงานซึ่งสนับสนุนเป้าหมายสำคัญอาจมีประโยชน์มากกว่างานเล็กๆ 10 งานที่สร้างแต่ความเคลื่อนไหว การทำงานให้เสร็จสิ้นมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงมักเป็นการขจัดความเสียดทาน ฉันเลือกลำดับความสำคัญน้อยลง ทำให้การดำเนินการถัดไปชัดเจน ปกป้องงานที่มุ่งเน้น และจำกัดขอบเขตที่เหมาะสมให้กับงานประจำ ฉันไม่ได้พยายามที่จะควบคุมทุกนาที ฉันสร้างวันทำงานที่ทำให้ความก้าวหน้าที่เป็นประโยชน์ง่ายต่อการทำซ้ำ แนวทางดังกล่าวให้ความรู้สึกใช้ได้จริงมากกว่าการไล่ตามตารางเวลาที่สมบูรณ์แบบ และทำให้มีที่ว่างสำหรับส่วนที่ไม่คาดคิดของชีวิตปกติ

หลายคนรู้สึกยุ่งทั้งวันแต่ยังคงทิ้งงานสำคัญไว้ไม่เสร็จ ข้อความรบกวนสมาธิ การประชุมเต็มปฏิทิน และงานเล็กๆ ดึงความสนใจไปจากงานที่ต้องคิดให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ไม่รับประกันการเพิ่มผลผลิต 30% สำหรับทุกคน นี่อาจเป็นเป้าหมายที่มีประโยชน์เมื่อคุณลดการรบกวนที่หลีกเลี่ยงได้ วางแผนลำดับความสำคัญให้น้อยลง และให้การทำงานที่มีสมาธิมีความชัดเจนในแต่ละวันของคุณ ฉันใช้วิธีการง่ายๆ เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง ### เลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ ในตอนเริ่มต้นของวัน ฉันจดผลลัพธ์หนึ่งรายการที่จะทำให้วันนั้นมีประโยชน์ มันจะต้องเฉพาะเจาะจง “การจัดทำรายงาน” นั้นกว้างเกินไป “กรอกข้อมูลในส่วนข้อมูลลูกค้าให้ครบถ้วนและเตรียมแผนภูมิ 3 รายการ” ช่วยให้ฉันมีเส้นชัยที่ชัดเจน จากนั้นฉันก็เพิ่มงานเล็กๆ อีกสองงาน ซึ่งจะทำให้รายการเป็นจริงและลดความกดดันในการจัดการทุกอย่างในคราวเดียว ### ติดตามเวลาของคุณไปในหนึ่งวันทำงาน บันทึกว่าคุณใช้เวลาไปกับอีเมล การประชุม งานผู้ดูแลระบบ การวิจัย และงานที่มุ่งเน้นนานแค่ไหน เป้าหมายไม่ใช่การตัดสินตัวเอง เป้าหมายคือการดูรูปแบบ ทีมการตลาดเล็กๆ อาจค้นพบว่าคำถามที่มีความยาว 20 นาทีมักจะกลายเป็นห่วงโซ่ข้อความที่มีความยาว 45 นาที การโทรสั้นๆ อาจแก้ปัญหาเดียวกันได้โดยใช้ความพยายามน้อยลง การติดตามเวลาสามารถเปิดเผยต้นทุนที่ซ่อนอยู่เหล่านี้ได้ ### ปกป้องงานที่มุ่งเน้น ฉันกำหนดบล็อกไว้ 45 ถึง 60 นาทีสำหรับงานที่ต้องการความสนใจอย่างเต็มที่ ในช่วงเวลานั้น ฉันจะปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้อง ปิดเสียงการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และวางโทรศัพท์ให้ห่างจากโต๊ะ ฉันไม่พยายามที่จะทำงานโดยไม่หยุดพักตลอดทั้งวัน หลังจากบล็อกโฟกัส ฉันจะหยุดพักสั้นๆ ทบทวนความคืบหน้าของฉัน และตัดสินใจว่าบล็อกอื่นมีประโยชน์หรือไม่ แนวทางนี้ใช้ได้ผลดีสำหรับงานต่างๆ เช่น การเขียน การวิเคราะห์ การออกแบบ การเขียนโค้ด และการวางแผน ### ลดการสลับงาน ทุกสวิตช์มีค่าใช้จ่ายทางจิตเล็กน้อย การย้ายจากรายงานไปยังอีเมล จากนั้นไปที่สเปรดชีต อาจทำให้งานง่ายๆ รู้สึกช้าลง ฉันจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน: - ตอบอีเมลตามปกติในช่วงเวลาหนึ่งหรือสองชุด - ตรวจสอบเอกสารในช่วงงานเดียวกัน - จัดการการโทรและการประชุมไว้ใกล้กัน - แยกการค้นคว้าออกจากการเขียน ซึ่งจะทำให้แต่ละส่วนของวันมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ### ใช้กฎการประชุมง่ายๆ ก่อนรับการประชุม ฉันถามคำถามสามข้อ: - ต้องตัดสินใจอะไรบ้าง? - ฉันควรเตรียมอะไรบ้าง? - การอัปเดตที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถแก้ปัญหาได้หรือไม่ หากการประชุมไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ผมขอวาระการประชุมหรือเสนอแนะเป็นลายลักษณ์อักษรสั้นๆ นี่ไม่ได้หมายถึงการปฏิเสธการประชุมทุกครั้ง หมายถึงการปกป้องเวลาสำหรับงานที่ไม่สามารถทำให้สำเร็จผ่านทางข้อความได้ ### สร้างเส้นชัย งานสามารถขยายได้เมื่อผลลัพธ์ที่คาดหวังไม่ชัดเจน ฉันให้คำจำกัดความว่า "เสร็จสิ้น" หมายถึงอะไรก่อนที่ฉันจะเริ่มต้น สำหรับอีเมลการขาย การดำเนินการอาจหมายถึงหัวเรื่องที่ชัดเจน ปัญหาของลูกค้า 1 คำตอบที่เป็นประโยชน์ 1 คำตอบ และขั้นตอนถัดไปโดยตรง สำหรับรายงาน การดำเนินการอาจหมายถึงตัวเลขที่ได้รับการยืนยัน ข้อค้นพบที่สำคัญ 3 ข้อ และรายการการดำเนินการสั้นๆ เส้นชัยที่ชัดเจนช่วยให้ฉันหยุดขัดรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ปรับปรุงผลลัพธ์ได้ ### ทบทวนวันด้วยคำถามสามข้อ เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ฉันใช้เวลาสองสามนาทีถาม: - งานใดที่สร้างมูลค่ามากที่สุด? - อะไรขัดขวางความสนใจของฉัน? - พรุ่งนี้ฉันควรเปลี่ยนอะไร? ฉันไม่ต้องการระบบการผลิตที่ซับซ้อน การทบทวนสั้นๆ มักจะแสดงให้เห็นว่าแผนของฉันตรงกับวิธีการทำงานจริงหรือไม่ บุคคลที่ใช้เวลาหกชั่วโมงกับงานกระจัดกระจายอาจไม่จำเป็นต้องทำงานอีกต่อไป พวกเขาอาจต้องการการหยุดชะงักน้อยลง มีลำดับความสำคัญที่ชัดเจนขึ้น และควบคุมการสลับงานได้มากขึ้น การปรับปรุง 30% อาจเป็นเป้าหมายเชิงปฏิบัติได้เมื่อมาจากการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่เหมาะกับบทบาทและกำหนดการของบุคคลนั้น ฉันเริ่มต้นด้วยลำดับความสำคัญหนึ่ง บล็อกโฟกัสหนึ่งบล็อก และการทบทวนหนึ่งรายการ หลังจากผ่านไปสองสามวัน ฉันจะเปรียบเทียบปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์กับเวลาและความพยายามที่ต้องการ นั่นทำให้ฉันมีมุมมองที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความคืบหน้ามากกว่าปฏิทินที่วุ่นวายมาก เรามีประสบการณ์มากมายในด้านอุตสาหกรรม ติดต่อเราเพื่อขอคำแนะนำจากมืออาชีพ:Jacky: jacky@ratoplasers.com/WhatsApp +86-15862335192

1. David Allen 2001 การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ: ศิลปะแห่งการผลิตโดยปราศจากความเครียด 2. Cal Newport 2016 Deep Work: กฎสำหรับความสำเร็จที่มุ่งเน้นในโลกที่ฟุ้งซ่าน 3. Stephen R. Covey 1989 นิสัย 7 ประการของผู้คนที่มีประสิทธิภาพสูง 4. Gloria Mark 2023 ช่วงความสนใจ: วิธีที่แปลกใหม่ในการคืนความสมดุล ความสุข และผลผลิต 5. Mihaly Csikszentmihalyi 1990 Flow: จิตวิทยาแห่งประสบการณ์ที่ดีที่สุด 6. Teresa Amabile และ Steven Kramer 2011 หลักการแห่งความก้าวหน้า: การใช้ชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ เพื่อจุดประกายความสุข การมีส่วนร่วม และความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงาน